ENVI
Tính lương & Người sử dụng lao động
Dịch vụ BPO Việt Nam
Thuê ngoài quy trình doanh nghiệp ngoài nhân sự: lễ tân, hành chính, hồ sơ, tính lương
Các công việc văn phòng định kỳ, do nhân sự chúng tôi tuyển dụng và sử dụng thông qua pháp nhân tại Việt Nam của mình đảm nhận. Lễ tân và tiếp đón, hành chính văn phòng, xử lý hồ sơ và nhập liệu, cùng chu trình tính lương và nhân sự. Nhân sự là một trong các chức năng thuộc phạm vi dịch vụ chứ không phải phần phụ. Thời hạn tối thiểu mười hai tháng với khoản đặt cọc một tháng có hoàn lại.
24+ năm
kinh nghiệm của tập đoàn nhân sự khu vực
Từ năm 2023
Dịch vụ BPO tại Việt Nam
9 pháp nhân
tại 5 thị trường Đông Nam Á
5 loại tiền tệ
VND · SGD · MYR · THB · IDR
Quy trình làm việc
1
Xác định phạm vi
Việc đầu tiên là ghi lại chính xác những gì được chuyển giao và theo tiêu chuẩn nào. Thường bao gồm chu trình tính lương cùng các khoản bảo hiểm và thuế TNCN, hồ sơ nhân viên và ngày phép, nhân viên mới và nghỉ việc, hành chính văn phòng, lễ tân, xử lý hồ sơ và nhập liệu, báo cáo lao động định kỳ, và bất kỳ việc gì khác đã dồn lên một người vốn được tuyển cho công việc khác qua nhiều năm. Hiện trạng, khoảng trống và mức dịch vụ mục tiêu được thống nhất bằng văn bản trước khi ký hợp đồng.
2
Tiếp nhận
Hồ sơ được chuyển sang, quy trình được thiết lập theo từng chức năng, và kết nối với hệ thống HRIS hoặc kế toán của bạn được xây dựng và kiểm thử. Luồng phê duyệt và quy trình xử lý vấn đề phát sinh được ghi lại bằng văn bản thay vì mặc định. Không có gì được vận hành chính thức cho đến khi một chu trình đầy đủ chạy song song với quy trình hiện tại và hai bên được đối chiếu khớp.
3
Vận hành
Hằng tháng, các chức năng trong phạm vi được vận hành. Lương được tính bằng đồng Việt Nam, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp được nộp, thuế TNCN được khấu trừ, phúc lợi được xử lý, số ngày phép được cập nhật, nhân viên mới và nghỉ việc được xử lý theo chính sách của bạn, và ngày hết hạn hợp đồng được theo dõi thay vì bất ngờ phát hiện. Mọi điểm bất thường được báo cho bạn trước khi chi trả. Sau mỗi chu trình có báo cáo tổng hợp hiệu quả.
4
Cải tiến
Hằng quý, chúng tôi rà soát các số liệu thực sự cho thấy dịch vụ có vận hành tốt hay không: độ chính xác, thời hạn có được đáp ứng, chi phí trên mỗi giao dịch và tần suất phát sinh ngoại lệ. Buổi đánh giá đó cũng là nơi thống nhất thay đổi phạm vi: thêm một chức năng, trả lại một chức năng, hoặc điều chỉnh nhân sự khi hoạt động kinh doanh thay đổi.
Dịch vụ BPO tại Việt Nam, với 24+ năm kinh nghiệm của tập đoàn
Nhân sự văn phòng tại Việt Nam trẻ, chi phí thấp so với khu vực và thay đổi nhanh. Điểm cuối cùng là điều doanh nghiệp thường đánh giá thấp: tại TP.HCM, một đội ngũ làm công việc giao dịch có thể thay mới hoàn toàn trong vòng hai năm, và một hợp đồng thuê ngoài bố trí đúng bằng số nhân sự đã thống nhất sẽ thiếu người ngay từ quý thứ hai. Điều khác nên biết sớm là hồ sơ và tờ khai đều bằng tiếng Việt và phần luật định rất khắt khe về hình thức, nên một chức năng vận hành theo hướng dẫn quy trình bằng tiếng Anh thường dễ bị lệch. Những người thực hiện chức năng cho bạn là nhân viên của chúng tôi, nghĩa là việc tuyển dụng, các khoản bảo hiểm bắt buộc và biến động nhân sự do chúng tôi gánh chịu thay vì bạn.
Dịch vụ BPO của chúng tôi bao gồm
Bạn quyết định quy trình nào được chuyển ra ngoài và theo tiêu chuẩn nào. Hợp tác gồm ba lớp: các chức năng thực hiện theo mức dịch vụ đã ghi bằng văn bản, các công việc luật định và báo cáo phải hoàn tất chính xác mỗi chu trình, và nhịp đánh giá định kỳ giúp dịch vụ luôn phù hợp với tổ chức. Phí được xác nhận trong thư thỏa thuận hợp tác trước khi bắt đầu.
Phạm vi chức năng: chọn phạm vi của bạn
- ✓Tính lương, phúc lợi, ngày phép, dữ liệu nhân viên, tiếp nhận nhân viên mới
- ✓Hành chính văn phòng, lễ tân, tổng đài, thư tín
- ✓Quản lý hồ sơ, nhập liệu, xử lý chi phí
- ✓HRIS, báo cáo luật định và tuân thủ
Xử lý luật định và tuân thủ
- ✓đóng bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) cho nhân viên tại Việt Nam
- ✓quyết toán thuế TNCN hằng năm và quyết toán thuế với cơ quan thuế cho nhân viên nghỉ việc
- ✓Các khoản đóng góp tương ứng tại SG / MY / TH / ID
- ✓Tính theo mức chính thức, không cộng thêm, không lấy lãi
Mức dịch vụ và báo cáo
- ✓SLA bằng văn bản cho từng chức năng trong phạm vi
- ✓Bảng KPI hằng tháng và báo cáo chênh lệch
- ✓Đánh giá dịch vụ hằng quý và cải tiến liên tục
- ✓Hồ sơ sẵn sàng cho kiểm toán, lưu trữ theo thời hạn luật định
Thư thỏa thuận hợp tác ghi rõ mọi khoản phí bằng văn bản trước khi tiếp nhận. Thời hạn hợp tác tối thiểu 12 tháng, với khoản phí một tháng được giữ làm tiền đặt cọc có hoàn lại. Nhân sự thực hiện chức năng thuê ngoài cho bạn là nhân viên của People Profilers, do chúng tôi tuyển dụng, quản lý và giữ chân, nên rủi ro vận hành và rủi ro lao động thuộc về chúng tôi chứ không phải bạn. BPO là thuê ngoài theo chức năng, thực hiện theo SLA; nếu bạn cần những người cụ thể làm việc trong đội ngũ hiện tại thay vì chuyển một chức năng sang chúng tôi, hãy xem dịch vụ Nhân sự làm việc từ xa của chúng tôi.
Khi nào BPO phù hợp tại Việt Nam
Ba tình huống sau chiếm phần lớn công việc BPO chúng tôi thực hiện tại đây, cùng một giới hạn cần nói rõ.
Biến động nhân sự là ràng buộc thực sự khi thiết kế
Bố trí nhân sự đúng bằng số lượng sẽ thất bại ở đây. Chúng tôi bố trí nguồn lực theo tỷ lệ nghỉ việc và duy trì nhân sự dự phòng, để công việc luôn có người đảm nhận dù nhân sự thay đổi thay vì chất lượng giảm giữa các lần nghỉ việc. Đó là khác biệt lớn nhất giữa một chức năng thuê ngoài vận hành tốt tại Việt Nam và một chức năng âm thầm ngừng trệ.
Công ty mẹ nước ngoài chưa có bộ phận văn phòng tại chỗ
Trụ sở ở nước ngoài có nhân sự tại Việt Nam, cần vận hành nhân sự, tính lương, lễ tân và quản lý hồ sơ tại chỗ mà không phải xây dựng đội ngũ riêng. Bạn nhận được chức năng theo mức dịch vụ đã ghi bằng văn bản, với hồ sơ và tờ khai bằng tiếng Việt được xử lý đúng quy định.
Nhân sự cấp cao đang làm công việc giao dịch
Các đội ngũ tinh gọn tại TP.HCM hoặc Hà Nội, nơi trưởng bộ phận tài chính hoặc nhân sự dành cả tuần cho thắc mắc về lương, đăng ký bảo hiểm và giấy tờ tiếp nhận nhân viên mới. Chuyển khối lượng đó ra ngoài thường rẻ hơn và nhanh hơn nhiều so với tuyển thêm người cấp dưới.
Một giới hạn cần nói rõ: những người thực hiện chức năng cho bạn là nhân viên của chúng tôi, nên việc tuyển dụng, các khoản bảo hiểm bắt buộc và nghỉ việc do chúng tôi đảm nhận. Nếu bạn chỉ cần quản lý tính lương trong khi nhân viên vẫn là nhân viên của bạn, đó là dịch vụ tính lương thuê ngoài. Nếu bạn đã chọn được một người muốn tuyển dụng tại đây mà chưa có pháp nhân tại Việt Nam, đó là dịch vụ EOR.
THUÊ NGOÀI QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP
Các chức năng hỗ trợ do nhân sự theo hợp đồng lao động của chúng tôi đảm nhận và quản lý
Lễ tân, quản lý hồ sơ, vận hành nhân sự và các vị trí văn phòng · Hồ sơ và tờ khai bằng tiếng Việt · Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp do chúng tôi đảm nhận
Ngành nghề và chức năng chúng tôi đảm nhận
Công việc hành chính chỉ trông giống nhau khi nhìn từ xa. Luồng chứng từ của một công ty giao nhận, hồ sơ lịch trực của một bệnh viện, cách tính ca và làm thêm giờ của một nhà máy điện tử: mỗi nơi tạo ra một nhịp làm việc khác nhau cho người xử lý. Vì chúng tôi tuyển dụng trong các ngành này, đội ngũ được bố trí cho bạn hiểu công việc ngay thay vì phải học lại từ nhân viên của bạn.
Hàng không & Vũ trụ
Kỹ thuật viên bảo dưỡng tàu bay, chuyên viên điện tử hàng không và linh kiện, các vị trí vận hành mặt đất và chuỗi cung ứng hàng không quanh Tân Sơn Nhất, Nội Bài và Long Thành.
Ô tô
Kỹ sư sản xuất và chất lượng, phát triển nhà cung cấp, quản lý kinh doanh và dịch vụ hậu mãi cho các nhà lắp ráp và mảng xe điện, linh kiện đang phát triển.
Ngân hàng & Dịch vụ tài chính
Chuyên viên quan hệ khách hàng, phân tích tín dụng và rủi ro, chuyên viên tuân thủ và phòng chống rửa tiền, chuyên viên vận hành tại các ngân hàng thương mại, công ty bảo hiểm và công ty chứng khoán Việt Nam.
Công nghệ sinh học & Dược phẩm
Đăng ký thuốc, QA và thẩm định, trình dược viên và các vị trí tiếp cận thị trường cho nhà sản xuất, nhà nhập khẩu và nhà phân phối.
Hóa chất
Kỹ sư quy trình và sản xuất, giám sát nhà máy, chuyên viên HSE và kinh doanh kỹ thuật tại các khu công nghiệp phía Nam và miền Trung.
Xây dựng & Kỹ thuật dân dụng
Quản lý dự án và công trường, kỹ sư dân dụng, kết cấu và cơ điện (M&E), kỹ sư dự toán và cán bộ an toàn trong các dự án hạ tầng và bất động sản tại Việt Nam.
FMCG & Bán lẻ
Quản lý thương hiệu và trade marketing, chuyên viên khách hàng trọng điểm và kênh hiện đại, vận hành bán lẻ trên mạng lưới toàn quốc đang mở rộng nhanh.
Y tế
Vận hành lâm sàng, quản lý điều dưỡng, trình dược viên và chuyên viên pháp chế cho các hệ thống bệnh viện tư nhân và công ty thiết bị y tế.
CNTT & Viễn thông
Kỹ sư phần mềm, DevOps, quản lý sản phẩm và chuyên viên dữ liệu tại các trung tâm phát triển và công ty outsourcing ở TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng.
Logistics & Vận tải
Giao nhận vận tải, chuyên viên hải quan và xuất nhập khẩu, quản lý kho và phân phối quanh Cát Lái, Hải Phòng và các cửa khẩu.
Hàng hải & Kỹ thuật ngoài khơi
Kỹ sư hàng hải và dưới biển, vận hành nhà máy đóng tàu và tàu biển, quản lý dự án và chuyên viên HSE trong ngành đóng tàu và dịch vụ hỗ trợ ngoài khơi.
Truyền thông & Xuất bản
Quản lý khách hàng, nội dung và performance marketing, các vị trí sáng tạo và sản xuất tại các agency, nền tảng và nhà xuất bản.
Dầu khí
Kỹ sư quy trình, khoan và dự án, điều phối viên HSE và chuyên viên phân tích thương mại cho các nhà điều hành thượng nguồn, công ty dịch vụ và nhà máy lọc dầu.
Bất động sản
Quản lý phát triển và dự án, quản lý cho thuê và vận hành bất động sản, trưởng bộ phận cơ sở vật chất và các vị trí đầu tư cho các chủ đầu tư và quỹ tại Việt Nam.
Bán dẫn
Kỹ sư quy trình, kiểm thử và đóng gói, chuyên viên thiết bị và sản xuất tại các nhà máy lắp ráp và kiểm thử ở các khu công nghiệp phía Bắc và phía Nam.
Câu hỏi thường gặp
BPO khác tính lương thuê ngoài như thế nào?
Ở phạm vi. Tính lương thuê ngoài là một chu trình: chúng tôi tính lương, nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc, khấu trừ thuế TNCN và xử lý quyết toán hằng năm. Mọi việc khác vẫn do nhân viên của bạn đảm nhận.
BPO là một nhóm quy trình thay vì một chu trình đơn lẻ. Tính lương có thể là một trong số đó, cùng với lễ tân, hành chính văn phòng, xử lý hồ sơ, lưu trữ và quy trình nhân viên mới, nghỉ việc.
Ngoài ra còn có khác biệt về nhân sự, và điều đó giải thích các điều khoản thương mại. Với BPO, chúng tôi tuyển dụng và sử dụng những người thực hiện công việc, đó là lý do có thời hạn tối thiểu mười hai tháng. Tính lương thuê ngoài không có cam kết như vậy.
Nếu vấn đề là bảng lương thiếu chính xác, hãy chọn dịch vụ hẹp hơn. Nếu vấn đề là bạn đang phải tự vận hành cả bộ phận văn phòng, hãy chọn dịch vụ này.
Ai là người sử dụng lao động hợp pháp khi tôi sử dụng dịch vụ BPO của People Profilers?
Chúng tôi, đối với nhân sự thực hiện quy trình cho bạn. Họ ký hợp đồng với pháp nhân tại Việt Nam của chúng tôi, được đăng ký tham gia các chế độ bảo hiểm bắt buộc, và rủi ro lao động thuộc về chúng tôi.
Nhân viên của bạn không bị ảnh hưởng. Hợp đồng, quyền lợi và tuyến báo cáo của họ không thay đổi dù hồ sơ hoặc bảng lương nay được quản lý ở nơi khác.
Sự phân chia đó là điểm phân biệt dịch vụ này với EOR, nơi người được tuyển dụng là những người bạn chọn để làm việc trong chính doanh nghiệp của bạn. Ở đây, nhân sự là của chúng tôi, thực hiện dịch vụ theo yêu cầu bạn đặt ra.
BPO khác dịch vụ nhân sự làm việc từ xa (RTS) như thế nào?
Nhân sự làm việc từ xa mang đến cho bạn những người cụ thể. Họ thuộc đội ngũ của bạn, nhận chỉ đạo từ quản lý của bạn, sử dụng hệ thống của bạn, và bạn đặt ưu tiên công việc cho họ.
BPO mang đến cho bạn một kết quả. Bạn xác định quy trình và tiêu chuẩn; việc bố trí nhân sự là việc của chúng tôi, và nếu có người vắng mặt, chu trình vẫn hoàn tất đúng hạn.
Hãy tự hỏi bạn có muốn họp riêng định kỳ với người này không. Nếu có, bạn cần những người cụ thể. Nếu bạn không muốn phải bận tâm đến điều đó, bạn cần BPO.
Cả hai đều được thực hiện qua cùng một pháp nhân được thành lập tại địa phương, nên nền tảng tuân thủ không khác nhau.
Hợp đồng và phí dịch vụ được tính như thế nào?
Tối thiểu mười hai tháng, với khoản đặt cọc có hoàn lại bằng một tháng phí dịch vụ trong suốt thời hạn hợp tác.
Phí được xác định theo số chức năng trong phạm vi, khối lượng giao dịch, mức dịch vụ cần thiết và việc có liên quan đến nhiều thị trường hay không.
Thư thỏa thuận hợp tác ghi rõ biểu phí, mức dịch vụ và những gì nằm ngoài phạm vi. Việc thêm hoặc bớt sau này được lập thành phụ lục thay vì đàm phán lại.
Các bạn bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của nhân viên như thế nào?
Dữ liệu nhân viên được lưu trong hệ thống có kiểm soát truy cập, quyền truy cập chỉ cấp cho đội ngũ phụ trách hợp đồng của bạn thay vì toàn bộ bộ máy.
Việc xử lý tuân theo các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam và quy định tương ứng tại từng thị trường khác khi hợp tác trải rộng trong khu vực. Thời hạn lưu trữ, quyền truy cập và quy trình xử lý sự cố rò rỉ được ghi trong thư thỏa thuận hợp tác thay vì để theo chính sách chung.
Khi kết thúc hợp tác, dữ liệu của bạn được trả lại theo định dạng đã thống nhất và bản sao của chúng tôi được hủy theo lịch đã định từ đầu, thời điểm thống nhất tốt hơn nhiều so với lúc kết thúc.
Quá trình chuyển đổi diễn ra thế nào nếu chúng tôi chuyển từ tự vận hành hoặc từ nhiều nhà cung cấp?
Ít quá trình chuyển đổi nào bắt đầu từ một hiện trạng gọn gàng. Thường có một nhà cung cấp tính lương, một hệ thống hồ sơ ở nơi khác, và một quản lý văn phòng đã âm thầm gánh nhiều chức năng không liên quan.
Vì vậy, bước đầu tiên là rà soát toàn bộ, kể cả những phần chưa được ghi lại, vì đó là những phần dễ hỏng khi chuyển đổi. Tiếp theo là chuyển dữ liệu và thiết lập quy trình, rồi chạy một chu trình đầy đủ song song với cách vận hành hiện tại.
Việc chuyển đổi chỉ diễn ra sau khi chu trình song song đó được đối chiếu khớp hoàn toàn. Khi hợp nhất nhiều nhà cung cấp, chúng tôi làm theo trình tự: quy trình có khối lượng lớn nhất trước, các quy trình còn lại trong các chu trình sau, thay vì chuyển toàn bộ trong một ngày.
Khám phá các dịch vụ khác
Bạn cần giải pháp khác? Xem các nhóm dịch vụ chính khác của chúng tôi.
Xây dựng đội ngũ vững mạnh một cách tự tin. Giải pháp tuyển dụng của chúng tôi kết nối bạn với đúng nhân tài, vào đúng thời điểm, theo cách tiếp cận tư vấn ưu tiên sự phù hợp và hiệu quả lâu dài.
Đơn giản hóa việc quản lý nhân sự mà vẫn tuân thủ quy định. Giải pháp tính lương và dịch vụ dành cho người sử dụng lao động giúp giảm gánh nặng hành chính để bạn tập trung phát triển kinh doanh.
